Je organisatie inrichten

De situatie. Jullie organisatie gaat Databeamer gebruiken en jij bent verantwoordelijk voor de inrichting en uitrol binnen de organisatie. Een goede inrichting begint niet bij de instellingen, maar bij de processen en de informatie die jullie willen uitwisselen, beheren en bespreken.

Wat je gebruikt. Organisaties, groepen, logboeken en de documenttypes, groepstypes en labels in de organisatie-instellingen.

1. Bepaal hoe jullie Databeamer gebruiken #

Begin bij de processen waarvoor jullie Databeamer willen inzetten. Bespreek dit bij voorkeur met de proces- of inhoudelijk verantwoordelijken.

• Welke (vertrouwelijke) informatie gaan we via Databeamer uitwisselen en opslaan?
• Met welke interne en externe partijen werken we samen?
• Welke beschikbare functies gaan we gebruiken en wat spreken we daarover af?
• Welke groepen zijn nodig, bijvoorbeeld voor projecten, cliënten, teams of samenwerkingsverbanden?
• Wie heeft toegang nodig en wie wordt eigenaar van een groep?
• Welke bewaartermijnen gelden voor de verschillende soorten informatie?
• Welke afspraken gelden voor het gebruik binnen onze organisatie?
• Willen we Single Sign-On (SSO) gebruiken?
• Welke managementinformatie is gewenst, bijvoorbeeld voor sturing, verantwoording en/of controle?

Je hoeft niet direct alle processen uit te werken. Kies één of enkele concrete toepassingen waarmee jullie starten. Die vormen de basis voor de eerste inrichting.

2. Bereid de inrichting voor #

Voordat je instellingen aanmaakt, is het handig om een aantal keuzes te maken. Zo voorkom je dat de inrichting tijdens het gebruik steeds opnieuw moet worden aangepast.

Groepstypes en groepslabels #

Groepen worden vaak voor terugkerende soorten samenwerking gebruikt, zoals een project, cliënt, gezin, team of leverancier. Bepaal welke groepstypes voor jullie organisatie zinvol zijn en wat elk type betekent.

Groepstypes helpen om groepen herkenbaar te maken en onderscheid te houden tussen verschillende toepassingen. Groepslabels kunnen aanvullend worden gebruikt om groepen te categoriseren, bijvoorbeeld naar een proces of werkgebied.

Spreek af welke groepstypes en labels jullie gebruiken en geef ze een duidelijke omschrijving. Gebruik alleen indelingen die daadwerkelijk iets toevoegen. Vermijd labels met namen, zaaknummers of andere gevoelige details.

Documenttypes, labels en statussen voor logboeken #

Logboeken kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld gebeurtenissen, afspraken, acties en verzoeken vast te leggen. Met documenttypes, labels en statussen kun je de registratie van deze logboeken afstemmen op de processen die jullie ondersteunen.

• Documenttype: geeft aan om wat voor soort logboek het gaat, bijvoorbeeld een logboek voor AVG-verzoeken, een gespreksverslag of een voortgangslogboek.
• Label: maakt een verdere onderverdeling binnen een documenttype mogelijk, bijvoorbeeld naar het soort verwijzer, soort verslag of ander handig kenmerk.
• Status: geeft aan in welke fase een logboek zich bevindt: open, gesloten of gearchiveerd. Je kunt meerdere statussen toevoegen.

Bepaal niet alleen welke informatie medewerkers nodig hebben om hun werk te doen, maar ook welke managementinformatie jullie willen kunnen afleiden uit de registratie.

Denk bijvoorbeeld aan het aantal openstaande logboeken, de afhandeling van casuïstiek of de inzet van medewerkers over verschillende perioden. De vragen die jullie willen beantwoorden, helpen bepalen welke typen, labels en statussen nodig zijn.

Lees meer over de mogelijkheden en aandachtspunten op de aparte pagina Managementinformatie uit logboeken.

Houd de inrichting overzichtelijk #

Databeamer biedt ruimte om de inrichting af te stemmen op jullie manier van werken. Dat betekent niet dat je direct veel verschillende groepstypes, documenttypes en labels nodig hebt.

Begin met wat nodig is voor de eerste processen. Een eenvoudige inrichting maakt afspraken makkelijker en helpt medewerkers om informatie op een consistente manier vast te leggen. Breid de inrichting uit wanneer de praktijk daar aanleiding toe geeft.

Wijzig bestaande typen en labels bewust. Als de betekenis of indeling verandert, kunnen cijfers uit eerdere perioden minder goed vergelijkbaar worden.

Wie mag groepen aanmaken? #

De organisatie bepaalt zelf of groepen centraal worden aangemaakt door een organisatie-eigenaar of -beheerder, of dat medewerkers dit zelf mogen doen.

Ons advies is om medewerkers waar mogelijk de ruimte te geven zelf groepen aan te maken. Zij weten vaak het beste wanneer een nieuwe samenwerking ontstaat en welke groep daarvoor nodig is. Dat maakt het eenvoudiger om Databeamer in de dagelijkse praktijk te gebruiken.

De organisatiebeheerder behoudt overzicht over het aantal groepen, hun status, het aantal leden en de eigenaren van de groepen. Dit overzicht geeft inzicht in de organisatorische inrichting, zonder toegang te geven tot de inhoud van de groepen. Dit is inzichtelijk via Organisatie-instellingen › Groepen.

De organisatie kan uiteraard kiezen voor een meer centrale werkwijze als dat beter past bij de eigen processen of afspraken.

Spreek een mappenstructuur af #

Als groepen regelmatig voor hetzelfde soort werk worden aangemaakt, helpt een vaste mappenstructuur om informatie herkenbaar en vindbaar te houden.

Denk bijvoorbeeld aan een standaardstructuur voor projectgroepen of cliëntgroepen. Bespreek met de inhoudelijk verantwoordelijken welke mappen nodig zijn, wat erin hoort en welke bewaartermijnen van toepassing zijn.

Houd de structuur beperkt en begrijpelijk. Enkele hoofdmappen zijn vaak voldoende. Mapnamen zijn volledig versleuteld, dus je kunt hier prima persoonsnamen, zaaknummers of andere gevoelige gegevens in opnemen.

Databeamer werkt aan sjablonen waarmee de mappenstructuur van een groepstype automatisch kan worden aangemaakt. Tot die mogelijkheid beschikbaar is, kunnen jullie de afgesproken structuur vastleggen in een kort overzicht dat je aan de medewerkers als uitgangspunt kunt verstrekken.

3. Richt de organisatie in #

Als duidelijk is hoe jullie Databeamer willen gebruiken en welke basisafspraken daarbij horen, kun je de organisatie aanmaken.

Maak de organisatie aan via Nieuw › Nieuwe organisatie en vul onder Instellingen de basis in:

• Algemeen: naam, slug en logo.
• Gastpagina's: de huisstijl die gasten zien wanneer ze Transfers, Requests en Secure Mail openen.
• Leden: nodig de beheerders uit en wijs hun rol toe. Wijs direct een tweede eigenaar aan.
• Groepstypes en documenttypes: richt de afgesproken indeling in.
• Labels en statussen: stel de categorieën en statussen in die jullie willen gebruiken.
• Single Sign-On: richt dit in als jullie SSO gebruiken.

Gebruik de afspraken uit stap 2 als uitgangspunt. Zo sluiten de instellingen aan op de processen en voorkom je dat de organisatie-inrichting los komt te staan van de dagelijkse praktijk.

4. Richt groepen en rollen in #

Groepen zijn de plekken waar mensen daadwerkelijk samenwerken. Elke groep valt onder één organisatie, die verantwoordelijk is voor het gebruik en de beschikbare capaciteit.

Bij het aanmaken van een groep bepaal je onder meer:

• het doel en het groepstype;
• wie eigenaar is en wie eventueel beheerder wordt;
• welke interne en externe gebruikers toegang nodig hebben;
• welke rollen bij de verschillende gebruikers passen;
• welke informatie in de groep wordt verwerkt en welke bewaartermijnen gelden;
• welke afgesproken mappenstructuur van toepassing is.

Naast eigenaar, beheerder en lid kent een groep de rol Lezer. Een lezer kan informatie bekijken en downloaden, maar geen informatie toevoegen, versturen of uploaden.

Een organisatiebeheerder heeft niet automatisch toegang tot iedere groep. Organisatiebeheer en toegang tot de inhoud zijn gescheiden: als je zelf toegang nodig hebt tot de inhoud, moet je aan de betreffende groep worden toegevoegd.

Meer informatie vind je bij Groepen.

5. Controleer de inrichting en introduceer gebruikers #

De inrichting is klaar voor gebruik wanneer de organisatie-instellingen aansluiten op de gemaakte afspraken en de eerste groepen kunnen worden aangemaakt.

Controleer of:

• de organisatie-instellingen zijn ingevuld;
• groepstypes, documenttypes, labels en statussen overeenkomen met de afgesproken indeling;
• duidelijk is wie groepen mag aanmaken en wie eigenaar wordt;
• de mappenstructuur voor de eerste toepassingen is vastgelegd;
• de afspraken over toegang, bewaartermijnen en gebruik bekend zijn bij de betrokkenen.

Introduceer de werkwijze bij medewerkers en leg uit hoe zij groepen aanmaken of aanvragen, welke indeling ze gebruiken en hoe ze logboeken registreren en afsluiten.

De inrichting hoeft niet vanaf de eerste dag voor ieder denkbaar proces compleet te zijn. Evalueer het gebruik en breid de inrichting uit wanneer nieuwe toepassingen of informatiebehoeften ontstaan.

Daarna #

De organisatie is ingericht en de basisafspraken zijn gemaakt. Nu kunnen de medewerkers ermee aan de slag.

Ga verder met Databeamer invoeren bij je gebruikers.