De toegang van een collega beëindigen

Gaat een collega uit dienst, verandert die van functie of heeft diegene Databeamer niet meer nodig? Dan kun je de toegang beëindigen en ervoor zorgen dat groepen en werkzaamheden goed worden overgedragen.

Doorloop de stappen hieronder voordat je het account verwijdert. Zo voorkom je dat groepen zonder eigenaar achterblijven of dat belangrijke informatie en werkzaamheden niet meer goed beheerd kunnen worden.

Waarom alleen verwijderen niet genoeg is #

Groepsleden kunnen de inhoud van hun groep bekijken. Als je iemand uit een groep verwijdert, roteert Databeamer de groepssleutel. De overgebleven leden krijgen een nieuwe sleutel, zodat de vertrokken persoon nieuwe inhoud niet meer kan lezen.

Informatie die de persoon eerder al heeft gelezen, ontsleuteld of opgeslagen, kan daarmee niet worden teruggenomen. Het is daarom belangrijk om toegang tijdig te beëindigen en rekening te houden met eventuele lokale kopieën van bestanden.

1. Draag eigenaarschap en werkzaamheden over #

Controleer eerst of de collega eigenaar is van groepen of de organisatie. Wijs een andere medewerker aan als eigenaar voordat je de toegang beëindigt. Databeamer staat niet toe dat je de enige eigenaar van een groep of organisatie verwijdert zonder het eigenaarschap eerst over te dragen.

Kijk ook of de collega verantwoordelijk is voor lopende werkzaamheden, zoals requests, transfers of andere processen die door moeten gaan. Spreek af wie deze overneemt.

2. Verwijder de collega uit de groepen #

Open voor elke groep waar de collega lid van is Instellingen › Leden en kies Lid verwijderen.

De groepssleutel wordt automatisch geroteerd. De melding Sleutels geroteerd bevestigt dat dit is gebeurd. Verschijnt in plaats daarvan de banner Sleutelrotatie vereist, bijvoorbeeld omdat een eerdere rotatie nog bezig is? Kies dan Nu roteren.

Herhaal dit voor iedere groep waartoe de collega toegang had. Via Instellingen › Groepen van de organisatie kun je controleren welke groepen er zijn.

3. Beëindig het lidmaatschap van de organisatie #

Open Instellingen › Leden van de organisatie en kies Lid verwijderen bij de betreffende collega.

Gebruikt je organisatie single sign-on (SSO)? Schakel de toegang dan ook uit in jullie eigen identiteitsprovider. Zo voorkom je dat de collega via SSO opnieuw toegang probeert te krijgen.

4. Controleer overige toegang en lopende zaken #

Loop na of de collega nog betrokken is bij zaken die aandacht nodig hebben:

• Requests: was de collega als lezer toegevoegd aan een request? Open dan het tabblad Personen en kies Lezer verwijderen als die toegang niet langer nodig is.
• Transfers: transfers die namens een groep zijn verstuurd, blijven zichtbaar voor de groep. Controleer zo nodig of iemand anders de verdere afhandeling overneemt.
• Persoonlijke gegevens en bestanden: persoonlijke bestanden, transfers en contacten van de collega zijn niet automatisch beschikbaar voor de organisatie. Regel de overdracht van benodigde informatie daarom vooraf, voor zover de collega en de organisatie daar toegang toe hebben.

5. Geef de vrijgekomen seat aan een andere collega #

Als de vertrokken collega geen toegang meer nodig heeft, kan de vrijgekomen seat mogelijk door een andere medewerker worden gebruikt. Zo benut je de beschikbare capaciteit binnen het abonnement.

Controleer na het verwijderen van het lid hoeveel seats beschikbaar zijn en voeg de nieuwe medewerker toe volgens Een nieuwe collega toegang geven tot Databeamer.

Wat merkt de vertrokken collega? #

Na verwijdering uit de groepen en de organisatie heeft de collega geen toegang meer tot die groepen en organisatieomgeving. De persoonlijke Databeamer-omgeving blijft bestaan totdat de collega zelf het account verwijdert.

Houd er rekening mee dat eerder gedownloade bestanden of eerder ontsleutelde informatie niet automatisch worden verwijderd van apparaten van de vertrokken collega.

Checklist #

• Eigenaarschap van groepen en organisatie overgedragen.
• Lopende werkzaamheden en benodigde informatie overgedragen.
• Collega uit alle relevante groepen verwijderd en sleutelrotatie gecontroleerd.
• Collega uit de organisatie verwijderd.
• Toegang via SSO beëindigd, indien van toepassing.
• Toegang tot requests gecontroleerd.
• Vrijgekomen seat gecontroleerd en zo nodig aan een andere medewerker toegewezen.