Een nieuwe collega toegang geven tot Databeamer

De collega maakt een eigen account aan, jij voegt diegene toe aan de organisatie en de juiste groepen, en jullie zorgen dat het account toegankelijk blijft.

Een nieuwe collega moet snel aan de slag kunnen, zonder dat je achteraf nog allerlei toegang hoeft te regelen. Met de juiste organisatie- en groepsinstellingen krijgt diegene toegang tot de informatie die nodig is, met behoud van controle over wie wat kan zien.

Het onboarden bestaat uit drie onderdelen: de collega maakt een eigen account aan, jij voegt diegene toe aan de organisatie en de juiste groepen, en jullie zorgen dat het account goed toegankelijk blijft.

1. Laat de collega een account aanmaken #

De nieuwe collega maakt zelf een Databeamer-account aan en rondt de installatie af. Verwijs hiervoor naar Je account aanmaken.

Vraag de collega ook om de herstelzin veilig te bewaren. Die is belangrijk als het account niet meer vanaf een bestaand apparaat toegankelijk is. De accountinstallatie kun je niet overnemen: de sleutels worden op het eigen apparaat aangemaakt.

Gebruikt je organisatie single sign-on (SSO)? Dan logt de collega in via jullie eigen identiteitsprovider. De collega verschijnt vervolgens onder Instellingen › Leden › SSO-leden in afwachting. Kies daar Goedkeuren om de toegang toe te staan.

2. Voeg de collega toe aan de organisatie #

Zodra de accountinstallatie is afgerond, kun je de collega aan de organisatie toevoegen.

Open Instellingen › Leden van de organisatie.
Kies Lid toevoegen en zoek op naam of e-mailadres.
Geef de collega de juiste rol.

Meestal is Lid voldoende. Heeft de collega ook de taak om organisatieleden of andere organisatie-instellingen te beheren, kies dan Beheerder.

Meer over de organisatie-inrichting lees je bij Organisaties.

3. Geef toegang tot de juiste groepen #

Lid zijn van de organisatie betekent niet automatisch dat iemand toegang heeft tot alle groepen. Je bepaalt per groep welke collega's kunnen meelezen en samenwerken.

Open elke groep waaraan de nieuwe collega moet deelnemen en ga naar Instellingen › Leden. Kies Lid toevoegen en selecteer de collega.

Een groepslid kan de inhoud van die groep bekijken, waaronder de Drive, chat, transfers en requests. Heeft iemand alleen inzage nodig om op de hoogte te blijven? Dan kan de rol Lezer passend zijn.

Geef alleen toegang tot groepen die de collega voor het werk nodig heeft. Zo sluit de toegang aan op de rol en werkzaamheden van de nieuwe medewerker.

Meer uitleg vind je bij Groepen.

4. Help de collega op weg #

Stuur de collega een bericht met een link naar Je weg vinden in Databeamer en eventueel naar de belangrijkste groepen.

Het is ook verstandig om meteen een tweede apparaat in te stellen. Als de laptop kwijtraakt of defect raakt, heeft de collega dan een extra manier om toegang te krijgen. Bekijk hiervoor Een tweede apparaat instellen.

Wat ziet de nieuwe collega? #

Na het toevoegen kan de collega de organisatie terugvinden onder Instellingen › Organisaties en verschijnen de toegankelijke groepen in de groepenbalk. Binnen elke groep is de inhoud beschikbaar die bij de toegekende rol hoort.

De activiteit van de groep registreert dat de collega is toegetreden.

Checklist #

Gebruik dit overzicht om te controleren of alles geregeld is:

De collega heeft het eigen account aangemaakt en de herstelzin veilig bewaard.
De collega is toegevoegd aan de organisatie met de juiste rol.
De collega heeft toegang tot de benodigde groepen, en niet meer dan nodig.
De collega weet waar de belangrijkste informatie en handleidingen te vinden zijn.
Een tweede apparaat is ingesteld.