Een formulier publiceren

Wil je informatie of documenten ontvangen van mensen buiten je organisatie? Denk aan een intake, een aanmeldformulier, een aanvraag of een vragenlijst. Met een open request in Databeamer kun je een formulier maken dat iedereen met de link kan invullen. Je hoeft dus niet voor iedere inzender apart een request aan te maken.

Je kunt de link bijvoorbeeld op je website plaatsen, in een e-mail meesturen of op een andere manier delen. Zo hebben mensen één herkenbare plek om informatie aan te leveren, terwijl de inzendingen veilig bij de juiste groep of personen terechtkomen.

1. Maak een request aan #

Open de groep waarin je de inzendingen wilt ontvangen en kies Nieuwe request onder Uitwisseling › Requests.

Maak je de request aan in een groep, dan kunnen alle groepsleden de inzendingen bekijken. Dat is handig als meerdere collega's de binnengekomen informatie samen verwerken.

Voor open requests moet je abonnement (via de organisatie) deze functie ondersteunen. Je kunt dit controleren onder Instellingen › Abonnement & Gebruik › Toegang tot functies.

2. Stel je formulier samen #

Kies Gebruik een formulier en voeg de velden toe die je nodig hebt. Afhankelijk van je doel kun je bijvoorbeeld vragen om:

• Tekst – bijvoorbeeld een naam of onderwerp.
• Datum – bijvoorbeeld een gewenste afspraakdatum.
• E-mail – om contact op te kunnen nemen.
• Keuzelijst – om iemand een keuze te laten maken.
• Bestand – om een document te laten meesturen.
• Tekstvak – voor een toelichting.

Denk vooraf na over welke informatie je echt nodig hebt. Een kort en duidelijk formulier is prettiger om in te vullen en voorkomt dat mensen meer persoonsgegevens delen dan nodig is. Ook als de informatie versleuteld wordt verstuurd, blijft dat een belangrijk uitgangspunt.

Geef het formulier een herkenbare titel en leg kort uit waarvoor de informatie wordt gevraagd en wat de invuller kan verwachten.

3. Stel de request open #

Kies bij Uitvoering (linksonderaan) voor Open. Iedereen met de link kan dan een inzending doen, ook als die persoon geen Databeamer-account heeft. De link kan door meerdere mensen worden gebruikt.

Kies een Bewaartermijn die past bij de manier waarop je de inzendingen verwerkt. De bewaartermijn is van toepassing op de ingezonden gegevens.

Stel geen Deadline in als je wilt dat het formulier beschikbaar blijft zolang je het gebruikt. Een deadline is de datum waarop het formulier wordt gesloten. Na die datum kan men geen inzending meer indienen.

Kies vervolgens Aanmaken.

4. Laat het formulier aansluiten bij je organisatie #

Via Gastpagina kun je een logo en een achtergrondafbeelding toevoegen. Zo herkennen mensen de organisatie waaraan ze hun informatie verstrekken.

Een herkenbare pagina en een korte, duidelijke uitleg helpen om vertrouwen te geven en maken het makkelijker voor de invuller om te begrijpen dat die op de juiste plek is.

Als je geen logo en/of achtergrondafbeelding instelt binnen het Request, neemt het formulier automatisch het logo en de achtergrond zoals die zijn ingesteld binnen de groep (Instellingen › Gastpagina's). Als dat ook niet is ingesteld, dan neemt het formulier de gastinstellingen zoals die zijn ingesteld op organisatieniveau.

5. Deel de link #

Kopieer de Inzend-URL en deel deze op de plek die past bij je proces. Je kunt de link bijvoorbeeld op je website zetten, in een e-mail opnemen of gebruiken in communicatie met klanten, inwoners, patiënten of samenwerkingspartners.

Omdat je één vaste link gebruikt, hoef je niet voor iedere nieuwe inzender een aparte request te maken.

Wat ziet de invuller? #

De invuller opent de pagina, leest de uitleg en vult de gevraagde gegevens in. Waar nodig kan diegene ook bestanden toevoegen. Na het kiezen van Versturen verschijnt de bevestiging Verstuurd!

De invuller hoeft hiervoor geen Databeamer-account te hebben. Meer over de ervaring aan de andere kant lees je in Een request beantwoorden.

6. Bekijk en verwerk de inzendingen #

De groepsleden ontvangen een melding Nieuwe inzending. In het tabblad Inzendingen kun je de binnengekomen antwoorden bekijken.

• Met de weergave Tabel zie je de inzendingen naast elkaar.
• Met Per vraag kun je antwoorden op een bepaalde vraag met elkaar vergelijken.
• Met Bestand downloaden haal je een afzonderlijk bestand op.
• Met Exporteren naar Databeamer Drive kun je bestanden bewaren in de Drive van de groep.

Bedenk vooraf wie de inzendingen moet kunnen bekijken en hoe lang je ze nodig hebt. Zo sluit de inrichting van het formulier aan op de manier waarop je de informatie daadwerkelijk verwerkt.

Als je het formulier wilt aanpassen #

Wijzigingen aan een open request gelden alleen voor nieuwe inzendingen. Heb je een ander formulier nodig, maak dan een nieuwe request en vervang de link op je website of op andere plekken waar je die hebt gedeeld. Je kunt een Deadline instellen op de oude request, zodat die geen nieuwe inzendingen meer aanneemt.

BeveiligingsdetailsWat is dit?

De informatie wordt versleuteld verwerkt. Houd er bij het samenstellen van het formulier wel rekening mee dat de gekozen ontvangers toegang krijgen tot de inzendingen. Maak het formulier daarom niet uitgebreider dan nodig en gebruik een groep waarin alleen de juiste mensen toegang hebben.