Een gedeelde projectmap opzetten voor je team

De situatie. Binnenkort start een nieuw project, geleid vanuit de organisatie waar jij werkzaam voor bent. Jij bent de projectleider van het projectteam, bestaande uit in totaal zes teamleden, allen werkzaam bij een andere organisatie. Binnen het project zal veel vertrouwelijke informatie met elkaar gedeeld gaan worden.

Wat je gebruikt. Een groep binnen je organisatie en binnen die groep de Drive.

1. Maak de groep aan #

Kies Nieuwe groep, het +-icoontje onderaan in de groepenbalk. Selecteer jouw organisatie, geef de groep een passende naam en voeg een heldere omschrijving van één regel toe. Voeg je vijf teamleden toe onder Leden. Gebruikt je organisatie groepstypes, kies dan het juiste type. Als je teamleden al onder jouw contacten staan, verschijnen ze eerder als je naar hen zoekt bij het toevoegen van leden. Zie Contacten.

Bij het aanmaken word je automatisch Eigenaar van de groep. Elk lid in de groep kan alles lezen, niemand buiten de groep kan dat. Voor grote teams wordt geadviseerd om minimaal met twee eigenaren te werken, zodat de een bij afwezigheid de rol van de ander kan overnemen. Zie ook Groepen.

2. Bouw de mappenstructuur #

Inrichting van de mappenstructuur is geheel vrij. Mocht je organisatie werken met veel dezelfde groepen van dezelfde types, adviseren wij om ook te kiezen voor een af te spreken vaste mappenstructuur. Dit vergroot de herkenbaarheid en het eenvoudiger terugvinden van informatie.

Ga naar de Drive van de groep en maak mappen aan via Nieuwe map; bijvoorbeeld "01 Contract", "02 Werkbestanden", "03 Opleveringen". Stel de structuur zo veel mogelijk aan het begin vast; later verplaatsen is makkelijk met Verplaatsen naar map, maar vroeg in het traject afspreken voorkomt verwarring later.

3. Upload de bestanden die je al hebt #

Selecteer Uploaden › Map om een map van je computer in één keer te uploaden. Je kunt bestanden ook gewoon naar de juiste map slepen. Onderin het scherm verschijnt het paneel Uploads, hier zie je de voortgang. Goed om te weten: al je bestanden worden eerst op je eigen apparaat versleuteld en daarna pas verzonden. Zo kan niemand onderweg meelezen.

4. Voeg een logboek toe voor algemene projectvoortgang #

Binnen de mappenstructuur ben je als team volledig vrij om meerdere logboeken te maken. Tip om sowieso één algemeen logboek te maken voor de projectvoortgang, die je als projectleider gebruikt om de rest van het team op de hoogte te houden van de voortgang.

Logboektypes

Op organisatieniveau is het mogelijk om types logboeken en specifieke labels voor elk type logboek vast te stellen. Dit helpt je om logboeken makkelijker van elkaar te onderscheiden. Daarnaast is het mogelijk om over deze informatie uiteindelijk managementinformatie uit te draaien. Stem dit af met je applicatie- of organisatiebeheerder.

Nieuw logboek aanmaken

Om een nieuw logboek aan te maken, selecteer je Nieuw logboek en geef je het een passende, herkenbare naam als "Projectvoortgang". Selecteer het juiste logboektype en eventuele passende labels. Spreek daarnaast met je team af welke andere soorten logboeken je samen vastlegt (bijvoorbeeld gespreks- of vergaderverslagen). Door slim gebruik te maken van tags zoals #besluit of #klant maak je het log later nog beter doorzoekbaar. Zie Logboeken.

5. Vertel het team waar alles staat #

Plaats een kort welkomstbericht in de Chat van de groep en vertel over de voorgestelde mappenstructuur, het doel, hoe jullie met logboeken gaan werken en welke informatie jullie via deze groep wel en welke niet met elkaar willen delen. En daarbij de afspraak dat alle projectbestanden en vertrouwelijke informatie enkel via dit platform met elkaar worden uitgewisseld en geen andere losse applicaties als WhatsApp of onbeveiligde mail hiervoor worden gebruikt.

Wat je collega's zien #

De groep wordt voor alle teamleden zichtbaar in ieders groepenbalk. De Drive toont dezelfde mappen en bestanden als bij jou, voor ieder ontsleuteld op hun eigen apparaat. Alle leden (tenzij ze enkel leesrechten hebben) kunnen net als jij uploaden, hernoemen en verplaatsen; alleen Instellingen is beperkt tot eigenaren en beheerders.

Als het project verandert #

• Iemand komt erbij: Instellingen › Leden › Lid toevoegen. Die ziet meteen alles in de groep.
• Iemand vertrekt: verwijder die persoon. De groepsversleuteling roteert na verwijdering automatisch; alle overgebleven leden beschikken over de nieuwe groepssleutel, de verwijderde persoon kan nergens meer bij. Zie De toegang van een collega beëindigen.
• Het project is klaar: via Instellingen kun je als projectleider de Groep archiveren. De groep blijft toegankelijk, maar enkel als alleen-lezen.