Een veiligere manier om samen te werken

Waarom Databeamer bestaat #

Organisaties gebruiken al tools voor e-mail, documenten, chat en bestandsdeling. Die tools zijn onmisbaar voor het dagelijkse werk. Maar zodra vertrouwelijke informatie gedeeld moet worden met mensen buiten je organisatie, wordt het ingewikkelder.

Een cliënt moet persoonlijke documenten opsturen. Meerdere organisaties moeten een gezamenlijke casus bespreken. Een inwoner moet vragen van een overheidsdienst beantwoorden. Een professional moet vertrouwelijke informatie uitwisselen met iemand die geen account heeft in de IT-omgeving van de organisatie.

E-mailbijlagen, consumentendiensten voor bestandsdeling en losse communicatiekanalen kunnen ertoe leiden dat informatie verspreid raakt over verschillende systemen, met verschillende toegangsregels en onduidelijke verantwoordelijkheden.

Databeamer is ontworpen voor deze situaties.

Het biedt een beveiligd samenwerkingsplatform waarop organisaties vertrouwelijke informatie kunnen verzamelen, uitwisselen, beheren en bespreken, ook met mensen van andere organisaties en met personen die niet tot hun interne IT-omgeving behoren.

Eén omgeving voor vertrouwelijke samenwerking #

Databeamer brengt drie samenhangende activiteiten samen binnen één model voor beveiliging en toegangsbeheer.

1. Vertrouwelijke informatie opslaan en beheren #

Bewaar bestanden, gedeelde dossiers, logboeken en bijbehorende informatie in een gecontroleerde omgeving. Orden informatie rond het team, het project, de cliënt of de samenwerking waar ze bij hoort. Regel de toegang via expliciet lidmaatschap en rechten.

2. Informatie veilig uitwisselen #

Verstuur vertrouwelijke documenten, vraag informatie op bij cliënten of partners, verzamel antwoorden via formulieren en communiceer via Secure Mail. Ontvangers kunnen meedoen zonder dat ze per se een account in jouw organisatie nodig hebben.

3. Bespreken en samenwerken #

Gebruik directe berichten en groepschat om informatie in context te bespreken. Houd communicatie, gedeelde bestanden, requests en dossiers verbonden met de samenwerking waar ze bij horen, in plaats van ze te verspreiden over losse kanalen.

Deze activiteiten zijn geen afzonderlijke beveiligingseilanden. Het zijn verschillende manieren van werken binnen hetzelfde platform, waarbij de toegang wordt bepaald door het betreffende account, de groep en de deelafspraken.

Waarom niet gewoon Microsoft 365 of een ander bestaand platform? #

Databeamer is niet bedoeld om de standaard werkplektools te vervangen die een organisatie al gebruikt. Als Microsoft 365 of een ander platform goed werkt voor interne documenten, vergaderingen, e-mail en dagelijkse samenwerking, is er misschien geen reden om dat werk te verplaatsen.

De vraag wordt anders wanneer een proces organisatiegrenzen overschrijdt.

Een externe persoon toegang geven tot een interne samenwerkingsomgeving kan extra vragen oproepen over gastaccounts, rechten, licenties, beheer en de informatie waar die persoon mogelijk bij kan. Informatie via losse kanalen versturen kan het bovendien lastiger maken om overzicht te houden over waar ze thuishoort en wie er toegang toe zou moeten hebben.

Databeamer biedt een andere aanpak: maak een eigen gedeelde ruimte voor het vertrouwelijke proces zelf.

Een organisatie kan haar interne systemen en dossiers behouden en Databeamer gebruiken om de informatie uit te wisselen en te bespreken die gedeeld moet worden met cliënten, inwoners, partners of professionals van andere organisaties.

Het doel is niet om elke werkplekfunctie te dupliceren. Het doel is om samenwerking over organisatiegrenzen heen beter beheersbaar, eenvoudiger en veiliger te maken.

Drie voorbeelden #

1. Meerdere organisaties werken aan een gezamenlijke casus #

Een zorgprofessional, een maatschappelijk werker en een gemeentelijk team moeten de ondersteuning van een gezin op elkaar afstemmen.

Elke organisatie blijft haar eigen interne systemen gebruiken voor haar eigen dossiers. Databeamer biedt een gedeelde werkruimte voor de informatie die de deelnemers samen moeten bespreken, waaronder relevante documenten, requests, berichten en een gezamenlijk logboek.

Alleen de mensen die bevoegd zijn en aan de betreffende groep zijn toegevoegd, hebben toegang tot de versleutelde inhoud. De samenwerking kan plaatsvinden zonder dat elke deelnemer toegang krijgt tot het interne netwerk of dossiersysteem van een andere organisatie.

Het voordeel: een gedeelde plek voor gezamenlijk werk, zonder dat afzonderlijke organisatiedossiers één onbegrensd gedeeld dossier worden.

2. Vertrouwelijke documenten verzamelen bij een cliënt #

Een organisatie heeft identiteitsdocumenten, ingevulde formulieren of andere gevoelige informatie nodig van een nieuwe cliënt.

In plaats van te vertrouwen op gewone e-mailbijlagen of de cliënt te vragen een account aan te maken in de interne omgeving van de organisatie, kan de organisatie een request of formulier van Databeamer gebruiken om de benodigde informatie te verzamelen.

De cliënt kan de informatie aanleveren via het daarvoor bedoelde beveiligde proces. De organisatie kan het ontvangen materiaal vervolgens beheren binnen haar eigen gecontroleerde werkruimte.

Het voordeel: een meer gestructureerde manier om vertrouwelijke informatie te verzamelen, met minder losse communicatiekanalen en een duidelijker verband tussen het verzoek en de ontvangen informatie.

3. Een vertrouwelijke kwestie bespreken met een externe professional #

Een advocaat, consultant, accountant of andere professional moet documenten uitwisselen en een gevoelige kwestie bespreken met een cliënt of een andere organisatie.

De documenten, berichten en bijbehorende informatie kunnen via Databeamer worden afgehandeld, met de deelmethode die past bij de samenwerking. Externe deelnemers hebben geen algemene toegang tot de interne IT-omgeving van de organisatie nodig om aan deze uitwisseling deel te nemen.

Het voordeel: vertrouwelijke communicatie en documentuitwisseling kunnen plaatsvinden in een daarvoor ontworpen, eigen omgeving, in plaats van verspreid over losse diensten.

Beveiliging is onderdeel van het ontwerp #

Databeamer is ontworpen vanuit het principe dat de inhoud van vertrouwelijke informatie buiten het bereik van de dienstverlener moet blijven.

Informatie wordt op het apparaat van de gebruiker versleuteld voordat ze naar Databeamer wordt verstuurd. De dienstverlener beschikt niet over de sleutels die nodig zijn om de beschermde inhoud te lezen. Toegang tot gedeelde informatie is gekoppeld aan de betreffende sleutels en bevoegde deelnemers, en berust niet alleen op toegangsrechten aan de serverkant.

Dit ontwerp helpt de gevolgen van een datalek aan de serverkant te beperken: wie opgeslagen versleutelde inhoud bemachtigt, heeft daarmee nog niet de sleutels om ze te lezen.

Beveiliging is geen belofte dat elk risico verdwijnt. Accountbeveiliging, bevoegd delen, apparaatbeveiliging, organisatorische processen en passende bewaarpraktijken blijven belangrijk. Ook is bepaalde metadata zichtbaar voor de dienst, zoals toegelicht in onze beveiligingsdocumentatie.

Databeamer combineert deze encryptiearchitectuur met Europese hosting, expliciete toegangsafspraken en gedocumenteerde beveiligings- en compliancepraktijken. Zie ons technologieoverzicht en onze compliance-informatie voor meer details.

Een eigen ruimte voor wat ertoe doet #

Niet elk gesprek of document heeft een aparte beveiligde omgeving nodig. Maar wanneer informatie vertrouwelijk is, meerdere partijen betrokken zijn of de toegang zorgvuldig beheerd moet worden, doet de manier waarop die partijen samenwerken ertoe.

Databeamer geeft organisaties een eigen plek om die informatie te verzamelen, uit te wisselen, te beheren en te bespreken, terwijl ze hun bestaande systemen kunnen blijven gebruiken voor het werk dat die systemen al goed doen.

Je bestaande werkplek blijft je werkplek. Databeamer biedt een gedeelde ruimte voor de informatie die de grenzen daarvan moet overschrijden.