Logboeken

Een logboek is een plek om vast te leggen wat er in de loop van de tijd gebeurt. Je kunt het gebruiken als voortgangsverslag binnen een projectgroep, als verslag van een vergadering, als gezamenlijk analyseverslag, als periodieke evaluatie of bijvoorbeeld om een telefoongesprek vast te leggen.

De naam logboek is dus vooral een verzamelnaam. Jij en je team bepalen waarvoor je het gebruikt. Het bijzondere is dat een logboek een verslag kan zijn van een eenmalig moment en het daarmee gereed is, of dat het een document is dat met de tijd meegroeit: je voegt informatie toe, kunt reageren op wat anderen hebben geschreven en houdt zo de ontwikkeling van een onderwerp bij elkaar.

Een logboek staat in Drive en is beschermd als ieder ander bestand. Je kunt er alleen bij als je daarvoor toegang hebt. Binnen een groep kunnen leden samen aan hetzelfde logboek werken.

Een logboek aanmaken #

Maak in een persoonlijke Drive of in de Drive van een groep een nieuw logboek aan via Nieuw logboek. Geef het een herkenbare naam, zodat duidelijk is waar het voor bedoeld is.

In een groeps-Drive kunnen de groepsleden het logboek lezen en er items aan toevoegen. Zo ontstaat één gezamenlijke tijdlijn in plaats van losse verslagen of notities op verschillende plekken.

Items toevoegen en bijhouden #

Een logboek bestaat uit items: afzonderlijke berichten die je toevoegt aan het logboek. Een item kan bijvoorbeeld een gespreksverslag, een voortgangsupdate, een observatie of een afspraak bevatten.

Bij het toevoegen van een item worden je naam en een datum vastgelegd. Zo is terug te zien wie de informatie heeft toegevoegd en bij welke datum deze hoort.

• Nieuw item voegt een item toe, standaard met de datum van vandaag.
• Editor-balk verschijnt als je in een berichtvenster gaat staan. Met onder andere opties Bold, Italic en tabel aanmaken.
• Datum wijzigen (enkel indien toegestaan, bij 'instellingen'). Maakt het mogelijk om een andere datum aan een item toe te kennen: klik op de datum/tijd naast je avatar-icoontje rechtsonder in een bericht.
• Vastzetten optie in de editor-balk: deze zet een bericht vast bovenaan het logboek; deze blijft bovenaanstaan, ook als er later nieuwe items bijkomen.
• Verwijderen verwijdert het bericht uit het logboek.
• Items zoeken en het tagfilter helpen je om informatie terug te vinden.
• Tags je kunt zelf een tag toevoegen aan je bericht. Via instellingen is aan te geven of men mag kiezen uit een voorgeselecteerde set van tags, of dat iedereen zelf een tag mag bepalen.

Items staan standaard op datum gesorteerd. Vastgezette items blijven bovenaan staan; de overige items volgen de tijdlijn.

De datum van een item #

De datum van een item hoeft niet altijd de dag te zijn waarop je het schrijft. Stel dat je vandaag een verslag maakt van een gesprek dat gisteren heeft plaatsgevonden. Dan kan het handig zijn om de datum van gisteren aan het item toe te kennen. Zo sluit de tijdlijn aan op het moment waarop de gebeurtenis plaatsvond.

Om de tijdlijn betrouwbaar te houden, kan op organisatieniveau worden ingesteld of gebruikers de datum van items mogen wijzigen. Afhankelijk van die instelling kun je dus wel of geen andere datum kiezen.

Samenwerken in hetzelfde logboek #

Een logboek is bedoeld om samen aan informatie te werken. Collega's kunnen nieuwe items toevoegen en reageren op de ontwikkeling die in eerdere items is vastgelegd. Zo blijft de voortgang, onderbouwing of verslaglegging op één plek bij elkaar.

Als iemand anders het logboek op dat moment geopend heeft, zie je die persoon onder Nu aan het bekijken (in het blokje rechts op het scherm).

Een logboek herkenbaar indelen #

Wanneer je meerdere logboeken gebruikt, helpt het om ze op een vaste manier in te delen. Binnen jouw organisatie zijn daarvoor documenttypes, labels en statussen gedefinieerd. Daarmee kun je aangeven wat voor soort logboek het is, welke kenmerken van toepassing zijn en in welke fase het zich bevindt.

De organisatiebeheerder (applicatiebeheerder/programmaverantwoordelijke van je organisatie of het samenwerkingsverband) heeft de rechten om dit in te stellen en te bewerken. Neem met deze persoon contact op mocht je hierover vragen hebben of iets willen wijzigen. Als het goed is, zijn hier bij aanvang van het werken met Databeamer hierover afspraken gemaakt.

Ben je zelf hiervoor verantwoordelijk? Lees meer bij Voor organisatiebeheerders.

Logboeken en managementinformatie #

Documenttypes, labels en statussen kunnen ook helpen om inzicht te krijgen in het gebruik en de voortgang van logboeken binnen een organisatie. Als logboeken op een consistente manier worden ingericht, kunnen deze kenmerken worden gebruikt voor optionele managementinformatie.

Denk bijvoorbeeld aan inzicht in het aantal logboeken per type, de verdeling over statussen of de kenmerken die bij bepaalde logboeken voorkomen. Welke informatie beschikbaar is, hangt af van de mogelijkheden van Databeamer en de inrichting van de organisatie.

Meer hierover lees je in Managementinformatie uit Databeamer.

Instellingen en export #

Een aantal instellingen helpt om logboeken op een consistente manier te gebruiken (via Instellingen in het blokje rechts op je pagina):

• Tagsuggesties geven aan welke tags of labels je team kan gebruiken.
• Alleen voorgestelde tags toestaan beperkt het gebruik tot de ingestelde suggesties. Deze controle wordt door de app op het apparaat afgedwongen.
• Itemdatums laten wijzigen bepaalt of gebruikers de datum van een item kunnen aanpassen.

Wil je de inhoud buiten Databeamer bewaren of verder verwerken? Met Downloaden als Markdown exporteer je het logboek als een tekstbestand dat ook in andere toepassingen kan worden geopend.

BeveiligingsdetailsWat is dit?

Een logboek is gebaseerd op een Drive-bestand en wordt op dezelfde manier beschermd als andere bestanden in Databeamer.

• De inhoud van items wordt versleuteld met de sleutel van het logboekbestand. Die sleutel is gekoppeld aan de groepssleutel van de map waarin het logboek staat.
• Elke wijziging, zoals het toevoegen of bewerken van een item, wordt als een afzonderlijke operatie vastgelegd en ondertekend door het apparaat van de auteur.
• De server kan zien dat het logboek bestaat, wie een operatie heeft uitgevoerd, wanneer dat gebeurde en wie het logboek heeft geopend. De tekst van items en de inhoud van tags zijn versleuteld.
• Bijdragen zijn niet anoniem: de auteur is aan de operatie gekoppeld.
• Een nieuw groepslid kan de bestaande geschiedenis van een logboek lezen. Als een groepslid wordt verwijderd, worden eerder ontsleutelde items niet opnieuw versleuteld.

Lees meer over sleutelrotatie wanneer iemand een groep verlaat.

Let op: documenttypes, statussen en labels die op organisatieniveau worden ingesteld, zijn zichtbaar voor de server. Gebruik deze kenmerken daarom niet voor informatie die zelf vertrouwelijk of persoonsgevoelig is.