Bestanden bewaren die een collega je heeft gestuurd

De situatie. Een collega stuurt je een aantal bestanden via een transfer. Je wilt ze bekijken, maar ook volgende week of volgende maand nog kunnen gebruiken. Omdat een transfer tijdelijk beschikbaar is, is het verstandig om bestanden die je wilt bewaren op tijd in Drive op te slaan.

Met Opslaan in Databeamer Drive kopieer je de bestanden naar een plek waar je ze kunt terugvinden, ook als de transfer later verloopt.

1. De transfer openen #

Je vindt een ontvangen transfer op je dashboard onder Te doen. Je kunt ook naar Uitwisseling › Transfers › Ontvangen gaan en daar het filter Te doen gebruiken.

Staan je e-mailnotificaties aan in je instellingen, dan heb je ook een e-mail over de transfer ontvangen. Daarnaast toont het menu in de linkerbalk een teller met het aantal ongelezen transfers.

Open de transfer om te bekijken wie de bestanden heeft gestuurd en welke informatie erbij staat.

2. Eerst controleren, dan accepteren #

Controleer of je de verzender herkent en de bestanden verwachtte. Twijfel je, bijvoorbeeld omdat je de afzender niet kent of omdat de transfer onverwacht komt? Download de bestanden dan niet meteen. Meld mogelijk misbruik via Misbruik melden, of controleer bij de verzender via een kanaal dat je al vertrouwt of de transfer klopt.

Is alles in orde? Kies dan Accepteren. De verzender krijgt hiervan een melding en de mogelijkheden om de bestanden te downloaden of op te slaan worden beschikbaar.

3. Bestanden bewaren in Drive #

Wil je de bestanden later opnieuw kunnen gebruiken en veilig bewaren? Kies dan Opslaan in Databeamer Drive in plaats van ze alleen naar je computer te downloaden.

Selecteer de map waarin je de bestanden wilt bewaren en bevestig met Hier opslaan. Databeamer kopieert de bestanden naar je Drive. De opgeslagen kopieën zijn daarmee niet meer afhankelijk van de vervaldatum van de oorspronkelijke transfer.

4. In je eigen Drive of in de Drive van een groep? #

De juiste plek hangt af van waarvoor je de bestanden nodig hebt.

• Je persoonlijke Drive: handig voor bestanden die je zelf wilt bewaren en gebruiken.
• De Drive van een groep: geschikt voor bestanden die bij een gezamenlijk project, team of samenwerking horen. Collega's die toegang hebben tot die groep kunnen de bestanden daar terugvinden.

Zijn de ontvangen bestanden bijvoorbeeld bedoeld voor een projectgroep? Sla ze dan bij voorkeur op in de Drive van die groep, zodat ze niet alleen in jouw persoonlijke Drive terechtkomen en collega's er niet steeds om hoeven te vragen.

Meer informatie: Groepen en gedeelde bestanden.

5. Ook een kopie op je computer nodig? #

Soms wil je een bestand ook buiten Databeamer gebruiken. Kies dan Downloaden om bestanden afzonderlijk op te halen, of Downloaden als ZIP om ze samen als één archiefbestand te downloaden.

In het paneel Downloads kan Databeamer de melding Bestandsintegriteit geverifieerd tonen. Dit is een extra veiligheidscontrole en betekent dat het ontsleutelde bestand overeenkomt met het bestand dat de verzender heeft geüpload. Hierdoor weet je dat er tijdens de verzending niet mee is geknoeid.

Houd er rekening mee dat een download naar je computer een afzonderlijke kopie oplevert. De bescherming en toegangsrechten van Databeamer gelden niet automatisch voor die lokale kopie.

Wat de verzender ziet #

Je acceptatie verschijnt in de Activiteit van de transfer en de verzender ontvangt de melding Transfer geaccepteerd. Ook downloads worden in de activiteit vastgelegd.

Zo kan de verzender zien welke activiteiten rond de transfer hebben plaatsgevonden. Dat betekent niet automatisch dat de verzender kan zien wat je met een bestand doet nadat je het in je Drive hebt opgeslagen.

Goed om te onthouden #

Een transfer is bedoeld om bestanden uit te wisselen. Drive is de plek om ze te bewaren en er later opnieuw mee te werken.

Wil je voorkomen dat bestanden na verloop van tijd niet meer beschikbaar zijn, sla ze dan op in de juiste Drive voordat de transfer verloopt. En als de bestanden bedoeld zijn voor samenwerking, kies dan een gedeelde plek waar de juiste collega's erbij kunnen.