Jouw rol als organisatiebeheerder

Een veilige en gebruiksvriendelijke applicatie is een goed begin. Ook de manier waarop Databeamer binnen jouw organisatie wordt ingericht en gebruikt, is belangrijk.

Als organisatiebeheerder zorg je ervoor dat Databeamer goed aansluit bij de manier waarop jullie samenwerken. Je houdt je bezig met de inrichting, het gebruikersbeheer en de beschikbare capaciteit. Daarvoor zijn zowel technische kennis als inzicht in de werkprocessen belangrijk. Betrek daarom bij voorkeur meerdere personen bij het beheer, bijvoorbeeld iemand van IT of security en iemand die de werkprocessen kent.

Wat Databeamer anders maakt #

Databeamer is ontwikkeld vanuit één belangrijk uitgangspunt: de privacy van mensen en de veiligheid van vertrouwelijke informatie moeten vanaf het ontwerp gewaarborgd zijn. Dat is geen extra beveiligingslaag achteraf, maar een basisprincipe van de manier waarop het platform werkt.

• Laagdrempelig door eenvoud. Databeamer kent weinig vaste velden en is in de basis geen dossiersysteem. Het is bedoeld voor samenwerking, communicatie en uitwisseling van informatie die mensen met elkaar kunnen, mogen en willen delen. De inrichting is vrij, zodat die aansluit bij hoe mensen en organisaties echt samenwerken.
• Europees en privacygericht. Databeamer is een Europese dienst. We laten geen AI los op de inhoud van gebruikers, nemen geen advertenties op in het platform en verkopen geen gegevens door. Zie de compliancepagina voor meer informatie over hosting, verwerkers en certificeringen.
• Alleen leesbaar voor wie het is bedoeld. Inhoud wordt op het apparaat van de gebruiker versleuteld. Databeamer zelf beschikt niet over de sleutels die nodig zijn om die inhoud te lezen. We gebruiken sterke cryptografie, waaronder een hybride combinatie van klassieke en post-quantumcryptografie (PQC), om gegevens ook beter te beschermen tegen toekomstige dreigingen van quantumcomputers. Zie Welkom bij Databeamer voor meer uitleg.

Deze architectuur heeft gevolgen voor het beheer. De organisatie bepaalt wie toegang krijgt tot informatie en is verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van haar groepen. Databeamer verzorgt de onderliggende dienst en beveiligingsarchitectuur. Databeamer kan gebruikersaccounts niet namens een gebruiker aanmaken of herstellen.

De organisatie en haar rollen #

De organisatie is verantwoordelijk voor het Databeamer-abonnement, de gebruikers en de beschikbare capaciteit. Vanuit de organisatie worden de groepen aangemaakt en beheerd.

Binnen een organisatie zijn er drie rollen:

Rol	Verantwoordelijk voor
Eigenaar	De organisatie en het abonnement, waaronder single sign-on en het aanwijzen van andere eigenaren.
Beheerder	Gebruikers, groepen en organisatie-instellingen.
Lid	Gebruikt Databeamer binnen de groepen waarvan diegene lid is.

Een rol kan door meerdere personen worden vervuld. Zorg dat het beheer niet van één persoon afhankelijk is. Wijs daarom meerdere personen met voldoende beheerrechten aan. Een organisatie heeft altijd minimaal één eigenaar.

Op groepsniveau is er nog een vierde rol: de lezer. Deze heeft toegang tot de inhoud in de groep, maar kan zelf geen informatie toevoegen, bewerken of verwijderen.

Een organisatiebeheerder is niet automatisch verantwoordelijk voor de inhoud van iedere groep. De eigenaar en beheerder regelen de organisatiebrede zaken; de toegang tot en inrichting van afzonderlijke groepen vragen ook aandacht van de personen die die groepen beheren.

Zie Organisaties voor meer informatie over de werking.

Beheer is niet hetzelfde als toegang #

Een organisatiebeheerder heeft beheerrechten op organisatieniveau, maar daarmee niet automatisch toegang tot de inhoud van een groep. Toegang tot een groep wordt apart geregeld: wie de inhoud nodig heeft, wordt als lid aan die groep toegevoegd.

Dit onderscheid is belangrijk voor privacy en informatiebeveiliging. Beheerrechten betekenen niet dat je alle vertrouwelijke informatie binnen de organisatie kunt inzien, en dat hoort ook zo.

Een organisatiebeheerder heeft op organisatieniveau wel overzicht over de groepen en ziet de namen, de status en de labels van die groepen. Houd daar rekening mee bij het bepalen van namen en het gebruik van metadata: neem daarin geen vertrouwelijke persoonsgegevens op die niet voor anderen zichtbaar mogen zijn.

Hoe is dit technisch beveiligd?

Elke groep heeft een eigen sleutelset. De sleutels voor de groepsinhoud zijn beschikbaar voor de leden van die groep, maar niet automatisch voor de organisatie-eigenaar of beheerder. De organisatie beschikt niet over een algemene hoofdsleutel waarmee alle groepsinhoud kan worden ontsleuteld.

Dit is dus niet alleen een kwestie van toegangsinstellingen, maar ook van de cryptografische architectuur. Zie Groepen voor meer informatie.

Capaciteit #

Databeamer wordt aangeboden op abonnementsbasis. In het abonnement zijn afspraken gemaakt over de capaciteit, zoals het aantal seats, groepen, de beschikbare opslag en eventuele limieten voor Transfers en Requests en het samenwerken met personen van buiten de organisatie.

Je ziet de beschikbare capaciteit en het gebruik onder Organisatie-instellingen › Gebruik. Zie ook Abonnement en limieten.

Houd in de gaten of de organisatie binnen de gemaakte afspraken blijft. Wordt een limiet bereikt of komt die in zicht, neem dan contact op om te bespreken of de capaciteit moet worden aangepast. Signaleer dit op tijd, zodat gebruikers niet onverwacht vastlopen.

Externe medewerkers en gasten #

Bij samenwerking buiten de eigen organisatie is het belangrijk om onderscheid te maken tussen externe medewerkers met een account en gasten die via een specifieke uitwisseling deelnemen.

• Externe medewerker. Een persoon van buiten de organisatie met een eigen Databeamer-account, bijvoorbeeld een samenwerkingspartner, cliënt of inwoner. Deze persoon heeft alleen toegang tot de groepen waarvoor diegene is uitgenodigd, niet tot de organisatie als geheel.
• Gast. Iemand zonder regulier Databeamer-account die bijvoorbeeld een Transfer, Request of Secure Mail ontvangt of verstuurt. De toegang is gekoppeld aan de betreffende uitwisseling. Zie Voor ontvangers en inzenders.

Houd bij het uitnodigen van externe medewerkers rekening met de capaciteitsafspraken van het abonnement. Controleer bij twijfel welke limieten voor jullie abonnement gelden.

Wat controleer je regelmatig? #

Goed beheer is niet alleen een kwestie van de organisatie eenmalig inrichten. Controleer periodiek of de inrichting en afspraken nog passen bij de praktijk.

• Beheer en continuïteit: kunnen meerdere personen het beheer voortzetten als iemand uitvalt of vertrekt?
• Gebruikers en toegang: hebben gebruikers en externe medewerkers nog de juiste toegang tot de groepen?
• Groepen en eigenaarschap: zijn de groepsindeling, groepsbeheerders en deelnemers nog actueel?
• Capaciteit: is er voldoende ruimte binnen de afspraken van het abonnement?
• Bewaren en afsluiten: zijn afspraken over bewaartermijnen, het sluiten van groepen en het archiveren van informatie duidelijk en worden ze nageleefd?

Je hoeft deze controles niet allemaal handmatig of voortdurend uit te voeren. Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe vaak jullie de verschillende onderdelen nalopen.

Zie De omgeving beheren en controleren voor een uitgebreidere checklist en informatie over periodieke controles.

Verder lezen #

• Je organisatie inrichten: van gebruikssituaties en groepsindeling tot mappenstructuur en labels.
• Databeamer invoeren bij je gebruikers: accounts, herstelzin, in- en uitdiensttreding en introductie.
• De omgeving beheren en controleren: periodieke controle, rechten van betrokkenen en praktische checklist.