Inzendingen op Requests beheren

Bekijk wat er is binnengekomen, werk samen met collega's en bewaar antwoorden en bestanden op de plek waar je ze nodig hebt.

Open de request via Uitwisseling › Requests om de inzendingen te bekijken en de instellingen te beheren.

De link delen #

Iedereen die je bij Vraag aan hebt ingevuld, ontvangt de link per e-mail. Je kunt de link ook zelf delen via Inzend-URL en URL kopiëren, bijvoorbeeld in een bestaande e-mailwisseling.

Gebruik je een open request? Dan kun je de link ook op je website plaatsen, zodat mensen zelf het formulier kunnen openen en invullen.

De pagina herkenbaar maken #

Met Gastpagina kun je de pagina van deze request laten aansluiten bij je eigen huisstijl. Stel een logo, achtergrondafbeelding en kleurverloop in. Wijzigingen worden direct opgeslagen.

Stel je niets in, dan gebruikt de request de huisstijl van je groep of organisatie.

Binnengekomen inzendingen bekijken #

Bij iedere nieuwe inzending ontvang je de melding Nieuwe inzending. Open het tabblad Inzendingen om de antwoorden en bestanden te bekijken. Je kunt kiezen uit verschillende weergaven:

• Inzenders – een overzicht van de inzenders en hun status.
• Antwoord en Antwoorden – bekijk de ingevulde antwoorden.
• Per vraag – vergelijk de antwoorden op één vraag.
• Bestanden – bekijk de geüploade bestanden.
• Tabel – bekijk de gegevens in een raster, vergelijkbaar met een spreadsheet.

De informatie wordt op je apparaat ontsleuteld wanneer je deze bekijkt.

Antwoorden en bestanden exporteren #

Wil je de informatie verder verwerken of bewaren? Kies de export die past bij wat je nodig hebt:

• CSV downloaden – exporteer de antwoorden als spreadsheet.
• Bestand downloaden – sla één geüpload bestand op je apparaat op.
• Exporteren naar Databeamer Drive – kopieer alle bestanden naar een map in je Drive, zodat ze ook na afloop van de bewaartermijn van de request beschikbaar blijven.

Houd bij het bewaren van gegevens rekening met de bewaartermijnen en afspraken die binnen je organisatie gelden.

Lezers en instellingen beheren #

Onder Personen zie je wie de inzendingen kan lezen. Je kunt met Lezer toevoegen iemand toegang geven of met Lezer verwijderen de toegang beëindigen. Lezers moeten een Databeamer-account hebben.

Andere instellingen beheer je als volgt:

• Request bewerken – pas de titel, het bericht of de deadline aan. Kies Wijzigingen opslaan om de aanpassingen toe te passen.
• Request verwijderen – verwijder de request en alle bijbehorende inzendingen.
• Activiteit – bekijk wie heeft ingezonden, ingetrokken, gelezen of geëxporteerd, en wanneer dat is gebeurd.

Controleer bij het toevoegen van lezers of iemand de informatie voor de uitvoering van het werk nodig heeft. Zo houd je de toegang beperkt tot de juiste personen.

Kan een inzender een antwoord intrekken? #

Een inzender kan een inzending tot 24 uur na het versturen intrekken. De ingetrokken inzending wordt verwijderd en als ingetrokken gemarkeerd.

Na de deadline, of zodra de request is afgerond, kunnen er geen nieuwe inzendingen meer worden gedaan. De pagina laat dat aan de inzender weten.

Meer over wat de invuller zelf ziet en kan doen, lees je in Een request beantwoorden.

BeveiligingsdetailsWat is dit?

• Lezers zijn lid van de groep waaraan de request is gekoppeld. Bij Lezer toevoegen wordt de groepssleutel beveiligd gedeeld met de nieuwe lezer. Bij Lezer verwijderen wordt die toegang ingetrokken, maar informatie die iemand al heeft ontsleuteld, kan niet worden teruggenomen.
• Als een inzender binnen 24 uur een inzending intrekt, wordt de actie cryptografisch geverifieerd. De versleutelde inzending wordt verwijderd en als ingetrokken gemarkeerd.
• Exports worden op je apparaat ontsleuteld. De exportbestanden kunnen daarna buiten de versleutelde omgeving van Databeamer terechtkomen. Zorg er daarom voor dat je ze opslaat en deelt volgens de afspraken van je organisatie.