Organisaties

Met een organisatie regel je hoe je team Databeamer gebruikt: wie toegang krijgt, welke groepen er zijn en wie verantwoordelijk is voor het beheer.

Wil je met collega's samenwerken in groepen en gebruikmaken van de bijbehorende functies? Dan loopt die toegang via een organisatie. Iedere groep valt onder de verantwoordelijkheid van een organisatie. De organisatie kan hiervoor een abonnement afsluiten, waarin onder meer de beschikbare functies, het aantal gebruikers en de opslagruimte zijn geregeld.

Een organisatie heeft eigen instellingen, leden en rollen. Je kunt bijvoorbeeld bepalen wie groepen mag beheren, de huisstijl voor externe gasten instellen en, als je abonnement dit ondersteunt, single sign-on configureren.

Ben jij verantwoordelijk op organisatieniveau? Lees meer in Voor organisatiebeheerders.

Een organisatie aanmaken #

Kies Nieuwe organisatie in het menu Nieuw, of Maak een organisatie aan op het dashboard. Geef een naam; de slug wordt onderdeel van het webadres. Jij wordt Eigenaar van de organisatie.

Organisaties zijn beschikbaar in abonnementen die deze functie bevatten. Als jouw abonnement geen organisaties ondersteunt, meldt Databeamer dit wanneer je Organisatie aanmaken kiest.

Leden en rollen #

Onder Instellingen › Leden kun je met Lid toevoegen een Databeamer-gebruiker aan je organisatie toevoegen. Elk lid heeft een rol:

Rol	Mag
Eigenaar	Alles beheren, inclusief de organisatie verwijderen, single sign-on beheren en andere eigenaren wijzigen.
Beheerder	Leden, groepen en instellingen beheren.
Lid	De groepen van de organisatie gebruiken waarvan diegene lid is.

Met Rol wijzigen en Lid verwijderen in het menu van een lid pas je de toegang aan.

Als single sign-on is ingeschakeld, verschijnen nieuwe SSO-gebruikers onder SSO-leden in afwachting totdat een beheerder Goedkeuren kiest.

Instellingen #

Onder Instellingen vind je verschillende onderdelen om de organisatie op jouw manier in te richten:

• Algemeen – pas de naam, slug en het logo aan.
• Gastpagina's – stel de achtergrondafbeelding en het kleurverloop in die gasten zien bij het openen van transfers, requests en Secure Mail. Groepen en afzonderlijke requests kunnen hiervan afwijken.
• Groepen – bekijk de groepen van de organisatie. Met Toon groepen in afwachting van verwijdering zie je ook groepen die worden verwijderd.
• Documenttypes en Groepstypes – beheer de classificaties, statussen en labels die je organisatie gebruikt. Deze labels zijn zichtbaar op de server, anders dan de versleutelde bestandsinhoud. Zet er daarom geen vertrouwelijke gegevens in.
• Single sign-on – als je abonnement dit ondersteunt, kan de eigenaar een identiteitsprovider koppelen via OpenID Connect of SAML 2.0. Je kunt eventueel inloggen met een wachtwoord uitschakelen.
• Gedeelde mailboxen – beschikbaar wanneer Secure Mail voor de organisatie is ingeschakeld.
• Gebruik – bekijk onder meer het opslaggebruik, het aantal seats, de uploadgeschiedenis, verstuurde transfers en actieve requests, zowel voor de organisatie als per groep.

BeveiligingsdetailsWat is dit?

• Inloggen via SSO verloopt via de identiteitsdienst van Databeamer, die de geheimen van de identiteitsprovider bewaart. De eigen servers van Databeamer zien deze geheimen niet.
• SSO regelt hoe iemand inlogt, maar geeft niet automatisch toegang tot versleutelde gegevens. Een nieuwe SSO-gebruiker blijft in afwachting totdat de benodigde organisatie-sleutels veilig beschikbaar zijn gemaakt voor diens account.
• Alleen SSO afdwingen verandert de manier van inloggen, niet de versleuteling van gegevens. Herstel blijft werken via de herstelzin.
• Organisatiegegevens zoals naam, slug, logo, ledenlijst, rollen en lidmaatschapslabels zijn leesbaar op de server. Dat geldt ook voor de huisstijlinstellingen van gastpagina's.

Je lidmaatschappen bekijken #

Onder Instellingen › Organisaties in je persoonlijke instellingen vind je alle organisaties waarvan je lid bent, inclusief je rol binnen iedere organisatie.