Een gezamenlijk voortgangslog bijhouden waar het gehele team in schrijft

De situatie. Meerdere personen werken als team gedurende een lange periode aan meerdere klantdossiers. Tot nu toe stonden notities in e-mails, losse chats en notitieboeken. Als een collega afwezig is, weet niemand wat vorige week is afgesproken. Besloten is om Databeamer in te zetten om het samenwerken en gegevensdelen te centraliseren. Er is één groep aangemaakt waaraan alle teamleden zijn toegevoegd.

Wat je gebruikt. Een logboek in de Drive van de groep, met tagsuggesties.

1. Maak per klant één gezamenlijk voortgangslogboek #

Open in de Drive van de groep de map van de klant en kies Nieuw logboek. Geef het een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Voortgangsoverleg ". Door het in de map te zetten staat het voortgangslog bij de rest van de klantdocumenten.

2. Spreek tags af #

Open Logboekinstellingen en voeg Tagsuggesties toe zoals #gesprek, #overleg, #besluit, #deadline. Zet Alleen voorgestelde tags toestaan aan zodat het log consistent blijft. Als je de datum van toegevoegde berichten (items) wilt kunnen aanpassen, zet dan via Logboekinstellingen › Overig de optie Itemdatums laten wijzigen aan.

3. Schrijf een bericht zodra er iets gebeurt #

Kies na elk gesprek of overleg Nieuw item, schrijf op wat er gebeurde en wat is afgesproken. Tag het indien dat voor de vindbaarheid handig is. Gebruik een takenlijst voor open acties. Kies Vastzetten bij het item met de huidige status, zodat dat bericht bovenaan blijft staan. Berichten worden automatisch opgeslagen.

4. Dingen terugvinden #

Items zoeken… doorzoekt de gehele tekst van het logboek. Via het tagfilter kun je filteren op berichten die bijvoorbeeld zijn gekenmerkt met #besluit.

5. Informatie over dit logboek #

Aan de rechterkant zie je een paneel met meer informatie over dit logboek. Via instellingen kun je een documenttype, documentstatus en eventuele labels selecteren, mochten deze zijn afgesproken binnen je organisatie of samenwerkingsverband. Onder de labels zie je de avatars van teamleden staan als die tegelijk met jou dit logboek bekijken.

6. Tegelijkertijd schrijven #

Je kunt tegelijkertijd met meerdere personen in hetzelfde logboek werken. Afhankelijk van je rechten, kun je ook gezamenlijk in een bericht typen (een eigenaar en een beheerder kunnen in de berichten van anderen typen). Mocht dit leiden tot een conflict bij opslaan, dan wordt daar melding van gemaakt.

Wat een collega ziet die het overneemt #

Ieder lid van de groep ziet hetzelfde als wat jij ziet. Berichten worden gesorteerd op datum, het meest recente bericht staat bovenaan. Daarboven staan de vastgezette berichten. Dit kunnen er meerdere zijn. Er is geen overdrachtsgesprek nodig.

Delen buiten het team #

Een logboek staat beveiligd binnen de groep en alleen leden kunnen het lezen. Wil je iemand buiten de groep een kopie geven, kies dan Downloaden als Markdown (tekstbestand) en stuur het bestand per transfer.

Een opmerking over labels #

Gebruikt je organisatie documenttypes, labels en statussen, dan kun je hierover ook managementinformatie laten uitdraaien. Deze kenmerken zijn niet versleuteld en wel zichtbaar op onze server. Zorg er dus voor dat deze geen vertrouwelijke informatie bevatten.